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    Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Hallo miteinander,

    vor zwei Monaten habe ich eine neue Arbeitsstelle in einem großen Unternehmen angetreten. Das Einstellungsverfahren lief wie am Schnürchen und ich habe mich mega gefreut. Mir wurde bereits beim Vorstellungsgespräch gesagt, dass die Stelle sehr anspruchsvoll und vielseitig ist.* Zudem wurde mir gesagt, dass sich die Einarbeitungsphase nur auf vier Wochen beschränkt, weil mein Vorgänger das Unternehmen verlässt (wegen Umzug).*Perfekt dachte ich, super Herausforderung!

    Die Einarbeitungsphase war enorm hektisch, Ich hatte so gut wie keine Zeit, das Wissen, was mir vor allem theoretisch vermittelt wurde, umzusetzen. Ich konnte leider nicht mal alle Fragen bzw. Themen durchgehen, die wichtig sind. Von Tag zu Tag merkte ich, dass mein Vorgänger eigentlich einen Job für zwei macht. Diese Abteilung existiert auch nicht lange, sodass die Prozesse manchmal nicht klar definiert ist. Erschwerend kommt hinzu, dass ich thematisch von meinen Kollegen abgeschnitten bin und sie mir nicht wirklich bei Problemen helfen können, da ich der einzige im Unternehmen bin mit dieser Position. Es gibt zwar eine Mini-Doku des Vorgängers, aber es reicht bei weiten nicht aus. Seit dem ich alleine bin, werde ich mit zig To Dos bombardiert (teilweise Standardaufgaben, teilweise komplexere Anfragen). Das Problem ist, dass ich keine Zeit habe, mich in die komplexeren Themen einzuarbeiten, weil es so viele Standardaufgaben gibt, die zu erledigen sind. ´Mit Priorisierungen der Aufgaben komm ich nicht weiter, da JEDE aufgeschobene Aufgabe negative Konsequenzen hat (z.B. Verärgerte Kunden, nicht zu haltende KPIs, etc.). Im Enddefekt muss ich nach vier Wochen das gleiche Arbeitspensum an den Tag legen wie mein Vorgänger, der seit über zwei Jahren dabei war.

    Mit meinem Vorgesetzten habe ich bereits vor zwei Wochen geredet, ohne dabei ernsthafte Konsequenzen gezogen zu haben. Er war selbst erstaunt, wieviel Aufgaben ich zu bewältigen habe. Er meinte, er hilft mir etwas bei Standardaufgaben. Aber bis jetzt habe ich noch keine große Hilfe bekommen.*

    Es ist nun teilweise echt frustrierend, wenn ich morgens weiß, dass am Abend mehr Aufgaben reinflattern (bin offizieller Ansprechpartner für Kollegen sowie für Kunden), als ich es schaffen kann. Eigentlich würde mir der Job auch sehr spaß machen, aber nicht unter diesen Umständen. Überstunden mache ich bereits jeden Tag. Ich reduziere sogar manchmal die Pausen, damit ich mehr Aufgaben bewältigen kann.*

    Nun ist die Frage, wie ich die Situation für mich UND für meine Firma verbessern kann ohne die Firma zu beschuldigen, dass die Einarbeitungsphase zu kurz war und es strukturelle Probleme gibt. Hättet ihr Vorschläge, Hinweise, Tipps hierzu?*

    Vielen lieben Dank fürs Lesen/Antworten.*

    Grüße

  2. gesperrt

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Erst mal... Beileid!

    Faszinierend die Aussage Deines Vorgesetzten: Erstaunt, wieviele Aufgaben...!
    Entweder, er veräppelt Dich, oder er hat keine Ahnung, was in seiner Abteilung vorgeht.

    Du hast nur eine Möglichkeit:

    Schriftlich - also per Email-Zustellung - auf die Probleme hinzuweisen. Sinnvollerweise mit Lösungsmöglichkeit.

    Ich würde jetzt eine Powerpoint-Präsentation hinlegen:
    1. Eine Auflistung aller an Dich übergegangenen Verantwortlichkeiten mit ihrem Zeitaufwand pro Woche
    2. Eine Darstellung, was ein sinnvoller Arbeitszuschnitt für Dich wäre - was Du sinnvollerweise alles machst, um Deine Arbeitszeit gut ausgelastet zu haben, aber zusammenpaßt als Aufgabengebiet
    3. Was Du sonst noch machst, aber von jemand anderem gemacht werden kann und sollte, damit es nicht liegenbleibt - vielleicht sogar konkreter Personenvorschlag (immer mit dem Wort „Option“ dabei!)
    4. Pro echtem Problemthema, an dem Du alleine nicht weiterkommst, eine Folie, mit deutlicher Nennung „welche Folgen hat das, wenn es so bleibt“ und wie man es angehen könnte.

    Das schriftlich in die Bitte um einen Termin,
    in den Termin zweimal ausgedruckt hin mitnehmen,
    im Termin Plan aushandeln,
    den Plan schriftlich niederlegen - kann auch in PP sein
    Wieder an Chef schicken „wie besprochen“
    .

    Und dann archivierst Du alle die zugehörigen Mails (Besprechung, Vorschlag, Ergebnisübermittlung) auf einem USB, und druckst die aus.
    Und legst sie gut weg zuhause, falls es Probezeitprobleme gibt.

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Nun, wenn dringend jemand gebraucht wird in der Firma - war bei uns auch ein paar mal so, die Kollegen schon total am Limit - dann läuft die Probezeit mitunter leider so ab. Gut, dass der Chef schon weiß, dass es eigentlich zu viel ist, so wird er tolerieren (müssen), dass du nicht alles schaffen kannst.

    Nur wenn dann jemand, der die Arbeit sowieso nicht schaftt nun sich die Zeit nimmt, eine Power point präsentation zu erstellen, würde ich mich sehr wundern (dafür hat sie Zeit???). Wenn dann die Arbeit, die ja vorher jemand geschaftt hat gleich an andere Kollegen "abgeschoben" werden soll und gleich namentliche Vorschläge kommen - ich glaube dann hat man nicht mehr viel Spaß mit den Kollegen (ist erst ein paar Wochen da und tut so, als haben wir anderen nix zu tun. Was denkt die sich, nach ein paar Wochen alles ändern/verbessern zu wollen?) Ganz schlechte Strategie.
    Ganz selbvstverständlich wird - zu Recht oder zu Unrecht - erwartet, dass der Nachfolger nach einiger Zeit eben das genauso schafft.

    Bei uns war es bisher so, dass sich nach einer Weile die Situation entspannt hat, wenn man das meiste dann kann, gehts schneller und auch liegengebliebene Dinge sind dann aufgearbeitet. Wenn es gar nicht besser wird und keine Hilfe kommt, dann muss man sich eben lieber nach was Neuen umschauen.
    Bevor man anfängt zu reden, könnte man sich überlegen:
    Ist es wichtig?
    Ist es wahr?
    Und ist es besser, als die Stille?


  4. gesperrt

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Zitat Zitat von marylin Beitrag anzeigen
    Gut, dass der Chef schon weiß, dass es eigentlich zu viel ist, so wird er tolerieren (müssen), dass du nicht alles schaffen kannst.
    Offensichtlich weiß er es aber erst seitdem Varetal drauf hingewiesen hat....
    Somit ist hier garnichts „gut“.
    Nur wenn dann jemand, der die Arbeit sowieso nicht schaftt nun sich die Zeit nimmt, eine Power point präsentation zu erstellen, würde ich mich sehr wundern (dafür hat sie Zeit???).
    Schon mal auf die Idee gekommen, daß man das auch zuhause machen kann?

    Wenn dann die Arbeit, die ja vorher jemand geschaftt hat
    Jetzt fragen wir aber nicht nah, ob Vorgänger Workaholik war, der 12h in der Firma rumhing...
    Oder gegangen ist, weils ihm zuviel wurde?
    gleich an andere Kollegen "abgeschoben" werden soll
    Wenn die Arbeit für einen zuviel ist, muß man umverteilen...
    und gleich namentliche Vorschläge kommen
    „Option“
    Und sie soll mit dem Chef sprechen, nit mit der Abteilung.
    ich glaube dann hat man nicht mehr viel Spaß mit den Kollegen (ist erst ein paar Wochen da und tut so, als haben wir anderen nix zu tun. Was denkt die sich, nach ein paar Wochen alles ändern/verbessern zu wollen?) Ganz schlechte Strategie.
    Klar, still leiden, als unfähig angesehen werden, ist besser, als Lösungsvorschläge machen.
    Da bin ich lieber proaktiv.
    Denn
    Wenn es gar nicht besser wird und keine Hilfe kommt, dann muss man sich eben lieber nach was Neuen umschauen.
    Das ist für die Person selbst die allerschlechteste Strategie!

    DU hast dann den erklärungsnötigen Punkt in Deinem Lebenslauf, weshalb Du nicht übernommen wurdest, oder so schnell wieder gewechselt hast.

    Denn es gibt keine positive Erklärung dafür.
    Und zu sagen „Arbeitgeber war doof“ kommt mies rüber, „Job war zu stressig“ ist schlecht für Dich... wie willst Du da erklären?

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Natürlich kann man Lösungsvorschläge machen, aber doch nicht gleich mit Powerpointpräsentation und pipapo. Und wenn man keine Personalverantwortung hat, also keine MA "unter" sich, dann kann man auch keine Vorschläge bringen, wer von den Kollegen denn noch zusätzlich was arbeiten kann.

    Klar, was du schreibst, Sacrebleu, klingt in der Theorie gut, aber das heißt noch lange nicht, dass es in der Firma funktioniert. Und mit einer Präsentation anzutanzen, ist für manche Chefs/Positionen/Abteilungen eben überzogen.

    Man kann doch ganz klar sagen, dass man die Arbeit (noch) nicht schafft. Dann ist völlig klar, dass was liegenbleibt. Wenns mit mehr Routine nicht besser wird, kann man es wiederholt ansprechen, klar kann man eine Lösung vorschlagen, wenn man eine HAT, aber man muss sich eben in seinen Grenzen bewegen - sh. Kollegen....
    Bevor man anfängt zu reden, könnte man sich überlegen:
    Ist es wichtig?
    Ist es wahr?
    Und ist es besser, als die Stille?


  6. gesperrt

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Zitat Zitat von marylin Beitrag anzeigen
    Natürlich kann man Lösungsvorschläge machen, aber doch nicht gleich mit Powerpointpräsentation und pipapo. Und wenn man keine Personalverantwortung hat, also keine MA "unter" sich, dann kann man auch keine Vorschläge bringen, wer von den Kollegen denn noch zusätzlich was arbeiten kann.
    Das kommt auf den Job an - und nur wers schriftlich macht, wird ernstgenommen.
    Powerpoint ist das angemessene Format in den meisten Büroberufen!
    Und natürlich darf jemand sagen...“Die Anrufe zur Rechnung sollten vielleicht direkt zu Frau Meier, die schreibt die nämlich auch“...

    Klar, was du schreibst, Sacrebleu, klingt in der Theorie gut, aber das heißt noch lange nicht, dass es in der Firma funktioniert. Und mit einer Präsentation anzutanzen, ist für manche Chefs/Positionen/Abteilungen eben überzogen
    Tja, komisch, bei mir ist das von mir beschriebene die übliche Praxis...
    Wir wissen ja nicht genau wo Varetal arbeitet.

    Man kann doch ganz klar sagen, dass man die Arbeit (noch) nicht schafft. Dann ist völlig klar, dass was liegenbleibt. Wenns mit mehr Routine nicht besser wird, kann man es wiederholt ansprechen, klar kann man eine Lösung vorschlagen, wenn man eine HAT, aber man muss sich eben in seinen Grenzen bewegen - sh. Kollegen....
    Nein, nur ansprechen reicht nicht, dann kann sie nie nachweisen, daß sie draufhingewiesen hat, wenn es Probezeitprobleme gibt!

    Und sehr viele Chefs reden gerne, ohne zu handeln. Schriftliches sorgt schon eher fürs aktivwerden ...
    weil was zu beweisen wäre...nämlich daß sie selbst ihren Job nicht richtig machen.
    Denn es wäre sein Job, dafür zu sorgen, daß es funktioniert.

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Genau, es ist eigentlich die Sache des Chefs, dafür zu sorgen. Ich weiß ja nicht, wie lange das Gespräche her ist, im Besten Fall tut sich ja noch was. Und ja, du hast Recht, schriftlich ist besser.

    Aber wie gesagt, sich in den ersten Wochen gleich so weit aus dem Fenster - Vorschläge zur Vebesserung werden da häufig als Kritik gewertet von der "neuen". Glaub mir, ich habe es ein paar Mal erlebt, war kein guter Einstieg.
    Bevor man anfängt zu reden, könnte man sich überlegen:
    Ist es wichtig?
    Ist es wahr?
    Und ist es besser, als die Stille?


  8. gesperrt

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Dann gibt es aber ein generelles Problemkommunikationsproblem in der Abteilung.

    Das ist meine Erfahrung. In guten Teams ist klar, daß Neue eben Veränderungen mitbringen.

    Aber vermutlich reden wir von unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern, ich kann mir Dein Szenario schon vorstellen, habe es so aber noch nie erlebt!

  9. Moderation

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Geh mit der ToDo-Liste und der Zeitabschätzung zu deinem Chef und sage, "Chef wie du siehst, ist das ganze so nicht zu schaffen. Wie soll ich priorisieren? Da praktisch keine Dokumentation vorliegt, gibt es im Team/in der Abteilung Leute mit Kenntnissen, an die ich mich bei speziellen Aufgaben wenden könnte? Wenn ich relativ beherrschbaren Aufgabentyp X dokumentiere, gibt es jemanden, der mich da unterstützen könnte, damit die großen Themen nicht liegenbleiben?" (Manchmal kann einem schon ein Werkstudent viel Routinekram abnehmen oder ein externer eine vom Tagesgeschäft abtrennbare Aufgabe lösen.)

    Wenn du Konsequenzen von deinem Chef willst, mußt du im sagen, welche, bzw ihm ein Auswahlmenü geben. Der hat wahrscheinlich gedacht "neuer Kopf, alles wird gut".

    Ich würde Excel statt Powerpoint empfehlen. Geht schneller und man kann die Aufgaben kategorisieren und Aufwände zusammenrechnen. Selbst wenn ihr einen Mechanismus dafür habt (Ticket Tool, Projektzeiterfassung ,Projektplanungstool) ist "quick and dirty, mit Zahlen" besser, als viel Zeit in eine schicke Präsentation zu investieren oder in einem Planungswerkzeug, das du vielleicht noch nicht ganz versteht, rumzuschreiben. *Und* eine Exceltabelle erlaubt dir auch, den Überblick zu behalten und deine Arbeitsfortschritte zu dokumentiern.

    Versprich nicht, daß du Stroh zu Gold spinnen kannst, arbeite organisiert, versuche nicht zu multitasken, laß dich möglichst wenig unterbrechen, halte die Leute, die es wissen müssen, involviert, und halte die Termine, die zu zusagst, es sei denn, du wirst von einer weisungsbrechtigten Person aufgefordert, den Termin sausen zu lassen.

    Wenn Prozesse nicht definiert sind und in dein Verantwortungsgebiet fallen, definiere zumindest ihre Schnittstellen. "Ein Auftrag zur Änderung von X bitte per e-mail mit folgenden Angaben (blah, Formular anhäng). Wird innerhalb von drei Arbeitstagen erledigt oder Erledigungstermin mitgeteilt. Meldung über Fertigstellung kommt per Mail zurück." Das spart schon unheimlich Zeit gegenüber "jeder dackelt vorbei wie es ihm paßt und läßt sich die Details aus der Nase ziehen." Der Chef sollte dir entweder einen Blankoscheck schreiben, daß du so etwas einführen darfst solang er nicht "halt" ruft, oder sollte Bescheid wissen.

    Zitat Zitat von Varetal Beitrag anzeigen
    Das Problem ist, dass ich keine Zeit habe, mich in die komplexeren Themen einzuarbeiten, weil es so viele Standardaufgaben gibt, die zu erledigen sind.
    Heh. Hast du meinen alten Job? 3 Stunden am Tag für Standardaufgaben, 2 für Benutzerbetreung, 1 für Reviews, und den Rest des Tages für größere Arbeiten... Bis mal ein Werkstudent kam, um die Standardaufgaben zu automatisieren (was ich hätte tun können, wofür ich aber keine Zeit hatte, weil, Standardaufgaben) hatte ich 170 Überstunden.

    Bis mal jemand eingestellt wird, ist oft schon die K***e am dampfen. Wichtig ist nicht, daß du Wunder wirkst (eine Firma, die erwartet, daß du Wunder wirkst, hat den Boden der Realität verlassen und ist auch in anderer Hinsicht "wunderlich" und oft dysfunktional), sondern daß du strukturiert arbeitest und klar kommunizierst. Und dokumentierst! Sonst vergißt man im Chaos, daß man dieses oder jenes schon mal gemacht hat, verschwendet Zeit und schafft Unordnung.
    Geändert von wildwusel (29.10.2017 um 14:07 Uhr)
    ** Moderatorin im Sparforum, und in "Fit und Sportlich"**
    ** ansonsten niemand besonderes **

  10. gesperrt

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    AW: Überlastung während Probezeit - was tun?*

    Von mir aus Excel :-)

    Controller finden das besser, stimmt.

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