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14.06.2019, 23:01
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
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15.06.2019, 00:36
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
Zeug muß schnell abgelegt werden können: Wiederfinden darf länger dauern.
Jede Entscheidung, die man treffen muß, ist ein Hindernis. Jeder Handgriff, den man ausführen muß, um ein Papierstück abzulegen, ist ein Hindernis. Entscheidungen und nötige Handgriffe müssen also weitestmöglich reduziert werden.
Papier hat natürliche Orte, sich zu akkumulieren. Da kann man es abgreifen.
Das eindeutigste Ordnungskriterium von allen ist das Datum. Zeit ist eindeutig und läuft nur in eine Richtung.
Was macht man daraus?
Zum Beispiel: Man holt sich z.B vom Schweden ein paar A4-Schachteln. Man findet einen Platz für die Schachteln nebeneinader im Regal. Nicht übereinander! Auf eine Schachtel schreibt man "2019". Man holt einen Papierstapel von seinem gewählten Sammelplatz ab, guckt bei jedem Papier aufs Datum und tut dann jedes Papier von 2019 in diese Schachtel. Findet man Papier aus einem anderen Jahr, schreibt man das Jahr auf eine ander Schachtel und tut alles aus dem entsprechenden Jahr dort hinein.
Da du das Rechnugen bezahlen im Griff hast, wirst du schon wissen, wo du die unbezahlten Rechnungen hintust. Die bezahlten kommen in die Schachtel.
Jedes Jahr zwischen dem 2. und dem 6. Januar reservierst du einen Tag dazu, die Schachtel des soeben vergangenen Jahres zu öffenen und a) alles rauszuholen, wo es Geld zurückzuholen gibt. Tu das z.B. in eine Klappmappe auf die die schreibst "aktuelle Erstattungen", und die du abarbeitest. b) wenn du dann noch mentale Energie hast, schmeißt du alles weg, was nicht relevant ist: Alte Einkaufszettel, Kassenbons vom Metzger, Werbung für Konzerte, die du verpaßt hast, abgelaufene Gutscheine.... Wenn die mentale Energie auf einmal alle ist, packst du den ganzen Jahresstapel so wie er daliegt wieder in die Schachtel.
Wenn es andere Deadlines zum Einreichen von Unterlagen gibt, nimm dir auch da einen Tag vor, wo du die Schachtel durchkämmst. Immer erst das Gesuchte rauskramen, ehe du überlegst, ob du noch was aufräumen magst.
Wenn du genug Platz für Schachteln hast, räum die alten Schachteln aus dem Weg und vergiß sie. Wenn nicht: Nach 10 Jahren brauchst du nur noch a) Dokumente und b) laufende Verträge. Details kann dir "Welche Unterlagen muß ich aufheben" in Google beantworten. Der Rest kann weg und was aufgehoben werden muß, kann sich in mehrern Jahrgängen in einer Schachtel versammeln.
Warum Schachteln? Man muß nichts lochen und nicht blättern!
Das System ist auf schnellste und einfachste Ablage optimiert. Etwas herausholen dauert länger: Du mußt ein oder sogar mehrere Schachteln durchsuchen. Aber man muß viel öfter etwas ablegen als etwas wiederfinden, und man ist viel motivierter, etwas wiederzufinden als etwas abzulegen.
Wenn dir das zu grob ist und du denkst, du schaffst es granularer, ist das zweite geeignete Ordnungskriterium der Absender.
Was ganz schlecht ist, sind Schlagworte. Ich hab so viele Sachen, die "Versicherung, Rente, Geldanlage" oder "Arzt, Versicherung, Erstattungen" sind, daß in meinen Ordnern Blätter mit Querverweisen eingeheftet sind. Das ist nicht effizent...** Moderatorin im Sparforum, und in "Fit und Sportlich"**
** ansonsten niemand besonderes **
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15.06.2019, 09:07Inaktiver User
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
@wildwusel
Dein System hört sich auf das erste Lesen super entspannt und einfach an. Und dann brauch ich den Versicherungsschein von der xyz-Versicherung, weil blablabla... bloß - wann hab ich diese Versicherung noch mal abgeschlossen? 2007 oder war es 2011?
Was tust du in so einem Fall? Alle Schachteln durchwühlen?
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15.06.2019, 09:41Inaktiver User
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
Ist natürlich schwierig, hier ohne Beispiele mein System zu erklären. Sacrebleu ich versuch es mal mit einem Beispiel.
Ich habe gar keine richtige Ablage mit Ordnern. Ich habe ein kombiniertes Arbeits-Ablage-System in einem, meine Mappen. Wenn ich z.B. vom Autoversicherer ein Schreiben krieg und ich muss was tun, bleibt das Schreiben auf meinem Schreibtisch die paar Tage liegen, bis ich es erledigen kann. Danach kommt es sofort in die Mappe „Auto“. Ist es für die Steuer relevant, kommt es stattdessen in die Mappe „Steuer“, so dass ich Anfang kommendes Jahres alles für die Steuererklärung in dieser einen Mappe habe und ich nichts mehr zusammensuchen muss. Kommt vom Autoversicherer eine Rückfrage, nehme ich die Mappe „Auto“ und finde alles sofort in dieser einen Mappe. Verkaufe ich das Auto, gehen wichtige Dokumente an den Käufer, die Mappe landet mit dem Rest im Müll. Kein umsortieren/aussortieren aus Ordnern. Neues Auto kriegt neue Mappe.
Vorsortieren in Ordner oder zwischenlagern in Hüllen oder Schachteln mache ich nicht – ich muss mich dann ja doch noch mal damit beschäftigen - ich fasse alles wirklich überwiegend „nur einmal“ an. Weiterer Vorteil: ich finde immer als gleich am richtigen = endgültigen Platz.
Für mich ein großer Vorteil gegenüber Ordner ist gerade im privaten Bereich der Platz. Jede Mappe ist grad mal so dick wie ihr Inhalt. Viele Ordner platzen entweder (und dann muss mal umsortieren umheften etc.) oder sie stehen halbleer in Schrank. Durch die Beschriftung und die farbigen Reiter der Mappen fallen Themengebiete sofort ins Auge, bei Ordnern muss ich oft länger suchen. Ich hab grade mal 2 Boxen für meine komplette private Ablage und ich muss nichtmal die aus dem Schrank ziehen, ich gucke auf die oben rausstehenden Reiter und kann alles sofort überblicken. (Geldsachen haben grüne Reiter, die fallen mir auf einen Blick ins Auge z.B.)
Natürlich sind die Mappen nicht unstrukturiert einsortiert. Ein Kriterium kann die Farbe sein, dann das Alphabet. Und natürlich kannst du auch in Ordnern thematisch einsortieren. Und wenn Lochen für dich kein Hindernis – alles gut
Nur halten viele die Ablage für eine zeitaufwändige und unerfreuliche Arbeit. Die geschoben wird, bis es nimmer geht. Ablage ist DAS Thema im Büro und oft auch zu Hause. Ich hab gar nicht das Gefühl, dass ich "Ablage mache". Ich ziehe die Mappe zur Hälfte aus der Box, lasse das Blatt einfach vorne reingleiten. Das IST meine Arbeit bezüglich Ablage …
Einige von euch arbeiten mit Vorordnern, Mappen oder Schachteln, es muss halt irgendwann umsortiert werden in Ordner. Bei mir entfällt der zweite Schritt, Mappe = gleich Ablageort. Und suchen stelle ich mir je nachdem (in Jahresschachteln z.B. bei dir Wildwusel) auch bedeutend aufwändiger vor. Wie TT auch fragt – wie machst du das dann?
TT ich hab zur Versicherung XY eine Mappe – alles drin. Versicherungsschein, relevanter Schriftverkehr, Einzugsermächtigung etc. Ach ja, und ich hab direkt auf/in der Mappe noch die Versicherungsscheinnummer, meinen Agenten inkl. Telefon und Mail notiert.
Wenn was ist, hab ich das Nötigste sofort zur Hand. Das hab ich x Jahre im Büro so gemacht und für zu Hause halt übernommen.
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15.06.2019, 14:18Inaktiver User
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
Regel 1: nichts sammeln, sondern sofort erledigen oder zumindest bereitlegen: Post wird sofort geöffnet, Rechnungen kommen auf den gut sichtbaren Rechnungsstapel und werden alle 3 Wochen bezahlt. Arztrückforderungsbelege werden sofort, am gleichen oder nächsten Tag, gescannt und elektronisch der KK übermittelt. Warum zuwarten?
Regel 2: es wird alles gescannt und elektronisch abgelegt. Und zwar, sie Regel 1, sofort. Originalpapiere wandern sofort (Regel 1) in den entsprechenden Ordner, wenn aus irgendeinem Grund später das Original nötig sein könnte, was nur noch bei extrem wenigen Dokus der Fall ist. Der Rest fliegt in eine Kiste für den Fall, dass mit einer bezahlten Rechnung was nicht stimmt, und dieser Kisteninhalt wird radikal alle zwei Monate vernichtet.
Was zu Regel 3 führt: radikale Vernichtung. Man braucht später viel, viel weniger Papier als gedacht. Wozu soll ich die KK-Leistungsübersicht auf Papier behalten? Hab ich in meinem KKAccount elektronisch. Wozu Kontoauszüge aufbewahren? Kann ich von der Bank jederzeit anfordern, falls nötig.
Regel 4: regelmässiger Backup der elektronischen Ablage auf externem Datenträger... (nein, sicher nicht in der Cloud)
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15.06.2019, 14:27
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15.06.2019, 14:53
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
So ähnlich wie wildwusel macht es mein Partner auch, allerdings hat er einen Leitz-Ordner bzw. mittlerweile mehrere. Er heftet einfach chronologisch ab, immer das aktuelle obenauf. Wenn der Ordner voll ist, wird ein neuer angefangen. Bis jetzt hat er noch alles gefunden, was er gesucht hat.
Dann gibt es noch einen Ordner mit den Rubriken Wohnung und Auto, weil da Dokumente längerfristig als fünf Jahre oder so aufgehoben werden.
Ich bin mittlerweile auch zu dem System übergegangen. Ich neige zur Stapelbildung, d. h. jeder Posteingang kommt auf einen stetig wachsenden Papierstapel und liegt da u. U. jahrelang rum. Gar nicht optimal und ich will mich bessern, habe auch schonmal angefangen damit, aber es bildet sich schon wieder ein neuer Stapel
. Mensch, was war ich früher ordentlich, heute neige ich leider zur Nachlässigkeit.
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15.06.2019, 16:37Inaktiver User
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
@Karina, ich hätte auch gern den Link

Und noch ne Frage: Wenn man neu anfängt mit dem System, sortiert man dann alte Sachen auch da rein? Oder erst ab jetzt?
Hintergrund: ich bin eigentlich ganz gut organisiert. Außer ich hab eine Ausnahme-Situation. Das war vor ein paar Jahren der Hausumbau (keine Zeit für Ablage). Habe dann in ewiger Kleinarbeit nachsortiert. Letztes Jahr war es die Geburt von Mini. Habe hier einen Riesenstapel für die Ablage und kapituliere gerade etwas... Hätte aber gern wieder Ordnung...
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15.06.2019, 17:18
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
Für Mini erstmal nur nach Datum
Dieses marker ich immer!! buntEs wird Zeit für eine neue Signatur
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15.06.2019, 18:52Inaktiver User
AW: Hilfe, ich bin ein "Papier-Messie"
Horus du zahlst nur alle drei Wochen? Was ist, wenn Zahlungsziel sofort oder 10 Tage auf der Rechnung steht?
Und nochwas: Handwerkerrechnungen z.B. müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Schmeißt du die auch nach 2 Monaten weg? Und was ist mit Rechnungen, die du für die Steuer brauchst?
asoula leider darf ich den Shop nicht verlinken, aber stell dir mal Aktendeckel in dünn vor, die noch oben und unten eine Lasche haben und seitlich Alphabet und Nummern. Die Mappen bekommen Zuordnungen zu Themen und Namen und stehen gebündelt in einer Box– das ist doch übersichtlich? In einen Ordner sortierst du ja auch ein. Oder verstehe ich dich falsch?
convallaria Link kommt. Ich würde z.B. die Sachen vom Hausumbau, falls du sie jetzt in Ordnern hast, auch dort belassen. Wenn nicht, das was du aktuell brauchst rausfischen und in die Mappen sortieren. Alte Sachen (wie z.B. Entwürfe vom Umbau oder so) die du aufheben willst – da würde ich auch auf kleine Kisten zurückgreifen, alles rein, ab in den Keller. Notfalls musst du halt mal suchen.



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