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Archiv verlassen und diese Seite im Standarddesign anzeigen : Papierkram / Unterlagen - wie sinnvoll ordnen



Reduktion
22.08.2012, 12:13
Hallo, ich mache den Papierkram für meinen Mann. Noch nicht so lange, daher muss ich mich erstmal reinfinden. Zum Hintergrund: er ist zT selbstständig und umsatzsteuerpflichtig, zT auf Lohnsteuerkarte - also zwei verschiedene Systeme.


Wie ordnet man Papierkram sinnvoll?

Konkret: Wir haben diverse Bescheinigungen aus dem Jahr 2010 zurückerhalten, nachdem die Steuererklärung gemacht ist: Lohnbescheinigungen seiner Tätigkeit als abhängig Beschäftigter, Nachweise der Versicherungen über die im Jahr gezahlten Beträge, Nachweise der KSK, Nachweise übers Schulgeld etc.


ist es sinnvoller a.) nach Themen zu ordnen (Versicherung, Lohn, Schulgeldbescheinigung dann zum Kind-Ordner) oder b.) nach Jahren: und alles, was zu 2010 gehört dort rein. oder gibts noch c.) ???


Danke :blume:

Eteterfon
22.08.2012, 12:29
Ich würde es nach Jahren machen, da findest Du es schneller wieder, wenn nochmal nach Unterlage X aus dem Jahr Z gefragt wird... Nach Themen sortiere ich nur, was nicht ans Finanzamt muss als Belege.

Reduktion
22.08.2012, 12:35
Ich würde es nach Jahren machen, da findest Du es schneller wieder, wenn nochmal nach Unterlage X aus dem Jahr Z gefragt wird... Nach Themen sortiere ich nur, was nicht ans Finanzamt muss als Belege.

was wäre denn ein Bsp für letzteres?

Eteterfon
22.08.2012, 13:11
Rentenbescheide, monatliche Lohnabrechnungen (man muss ja nur die Jahresendabrechnung beim FA einreichen). Bescheid der Berufsgenossenschaft (ich bin teilselbständig). Sowas halt. Ich habe aber auch recht überschaubar wenige Unterlagen...

Promethea71
22.08.2012, 13:52
Ich würde klar empfehlen alles nach Jahren zu sortieren und dann entsprechende Themen innerhalb des Jahres.

Ich habe zB für jedes Jahr einen eigenen Ordner und innerhalb dessen dann nach Themen wie zB Arbeitsverhältnis (Lohnsteuerbescheinigung, Sozialversicherungsnachweise, Lohnabrechnung, Änderungen im Arbeitsvertrag), Krankenkasse, alles rund um die Kinder, etc.

So finde ich die Dinge leichter wieder. Und mit der Zeit bzw. im Laufe der Jahre wirst du herausfinden, welche Kategorien so umfangreich sind, dass sie ggfl . einen eigenen Ordner rechtfertigen.

Am Anfang kannst du dir auch mit einem ABC-Register behelfen, da besteht nur die Gefahr, dass die Kategorien nicht so klar sind. Und ob Krankenkasse jetzt unter K wie Krankenkasse, B wie Barmer oder G wie Gesundheit abgelegt wird.

Inaktiver User
22.08.2012, 14:30
Komisch. Ich hatte bisher nach Jahr geordnet und kam nicht damit klar.

Wenn das FA nach einem Beleg aus 2010 fragt, wird es auch sagen können, worum es sich handelt. Also eine Lohnabrechnung oder eine Handwerkerrechnung. Insbesondere bei denen weiß ich nie, wann ich die Sachen in Auftrag gegeben habe. Ich weiß aber sehr wohl, was ich mal in Auftrag gegeben habe. Zudem habe ich so einen direkten Blick darauf, wie viele Rechnungen für bestimmte Dinge vorliegen.
Also habe ich nach Themen und in den Themen nach Jahren sortiert. Ich finde meine Sachen inzwischen deutlich schneller.

Auf den Aktenordnerrücken sind die im Ordner zu findenden Themen/Unterthemen aufgeführt. Nur nach Jahr sortiere ich die Belege, die rein für die Steuer sind und auf die ich nicht mehr zugreifen muss, z. B. Gastronomiebelege und Benzinquittungen. Die kommen dann tatsächlich noch in einen Ordner mit Jahreszahl, den ich auch für die laufenden Buchungen nehme (gebucht - noch nicht gebucht).

Reduktion
22.08.2012, 23:17
vielen Dank für eure Antworten - man kann es wohl so oder so machen, wobei mir persönlich erstmal die Jahresvariante lieber ist

Reduktion
24.08.2012, 08:13
Habe festgestellt, dass es bereits eine Ordner-Ordnung gibt, die wie folgt angelegt ist:
- Steuerkram (Erklärung + dazugehörige Belege) in einem Ordner, nach Jahren geordnet.
- Extraordner mit Themen wie "private Rentenversicherung", KSK, Krankenversicherung.



eins bleibt mir noch:

Honorarbescheinigung für 2010 seines Arbeitgebers, für den er auf Lohnsteuerkarte arbeitet,
darin auch aufgeführt: vom Bruttohonorar einbehaltene RV, AV, KV, PV


ist das nun relevant für den Versicherungsordner oder für den Steuer/Finanzamtordner ??

Eteterfon
24.08.2012, 21:53
Ist das die Jahresabrechung vom Arbeitgeber (wieso eigentlich "Honorarabrechnung")? In "Steuer/Finanzamt", würde ich sagen... ist das nicht das, was Ihr dann bei der Steuererklärung beilegen müsst/musstet als Nachweis für die Einünfte aus abhängiger Beschäftigung? Wo ganz auch unten steht, an welches Finanzamt (vierstellige Nummer) die (Steuer und Soli) Abgaben bezahlt wurden?

Reduktion
24.08.2012, 22:00
Ist das die Jahresabrechung vom Arbeitgeber (wieso eigentlich "Honorarabrechnung")? In "Steuer/Finanzamt", würde ich sagen... ist das nicht das, was Ihr dann bei der Steuererklärung beilegen müsst/musstet als Nachweis für die Einünfte aus abhängiger Beschäftigung? Wo ganz auch unten steht, an welches Finanzamt (vierstellige Nummer) die (Steuer und Soli) Abgaben bezahlt wurden?
ja, das gaben wir mit an beim FA.
Eine Nummer steht dort aber nicht.

"Honorar" - es betrifft eine öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt. Das ist total kompliziert. Nachdem es vor ca. 10 Jahren mal einen großen Aufriss wegen freier Mitarbeiter gab, die sich eingeklagt haben, achten die jetzt penibel darauf, dass man eben als "Freier" gilt. Daher vermute ich, dass es deswegen Honorar heißt.

Von dem Lohn, bzw. dem Honorar werden aber dennoch Versicherungsbeträge einbehalten.

Reduktion
24.08.2012, 22:01
aber stimmt: von de Logik her gehört es zum FA-Ordner :blume:

wildwusel
25.08.2012, 00:14
Das einfachste, schnellste und stabilste ist, nach Jahren zu ordnen. Und zwar nach Eingangsdatum, nicht nach Jahreszugehörigkeit.

Bei Themen wird es immer Momente geben, wo du dir nicht sicher bist, zu welchem Thema es gehört. Aber das Eingangdatum eines Papiers ist unstrittig, und die Reihenfolge ist auch klar.

Ich selber sortiere grobthematisch (Job, Versicherungen, Anlagen, Wohnung, Gerät) und dann innerhalb davon nach Datum, aber selbst bei diesen Themen kommt es vor, daß etwas in zwei Kategorien fällt und ich ein "Querverweisblatt" einfügen muß.

Reduktion
25.08.2012, 09:32
Das einfachste, schnellste und stabilste ist, nach Jahren zu ordnen. Und zwar nach Eingangsdatum, nicht nach Jahreszugehörigkeit.

Bei Themen wird es immer Momente geben, wo du dir nicht sicher bist, zu welchem Thema es gehört. Aber das Eingangdatum eines Papiers ist unstrittig, und die Reihenfolge ist auch klar.

Ich selber sortiere grobthematisch (Job, Versicherungen, Anlagen, Wohnung, Gerät) und dann innerhalb davon nach Datum, aber selbst bei diesen Themen kommt es vor, daß etwas in zwei Kategorien fällt und ich ein "Querverweisblatt" einfügen muß.

Das mit dem Querverweis ist gut, danke für den Tipp.

Eteterfon
25.08.2012, 10:34
Von dem Lohn, bzw. dem Honorar werden aber dennoch Versicherungsbeträge einbehalten.
Komische Extrawurst, das. Ich erinner mich, dass ich dazu mal was in der ver.di-Zeitung gelesen hatte. Na, egal, das sprengt hier dann doch Dein Thema. :smile:

schwapri
05.11.2012, 19:00
Ich ordne genauso wie Promethea 71
1 nach Jahr dann für alles wieder einen eigenen Ordner Rechnungen nach dem ALphabet mit Registerkarten und das andere monatlich aufsteigend oder sonst einfach Ablagefächer wie diverses vom Finanzamt oder vom Steuerberater oder oder oder...kann immer alles finden

silberdistli
05.11.2012, 19:30
Brauche auch mal einen Tipp.

Ich habe das Problem, das ich trotz guten Willens nicht zur Ablage komme, weil immer etwas fehlt.

Also z.B. so ziemlich alles wird fürs FA benötigt.

Da meine Kinder das studieren begonne haben ist das ne ganze Menge. z.B. hat ein Kind gerade ein "Pause-Semester" eingelegt, also muß das Kindergeld neu beantragt werden. Das muss ich machen, den ich bin der Bezugsberechtigte auch wenn sie mittlerweile eine eigene Wohnung hat.

Beim Kindergeld hat das Amt einen ganz schönen Wurm reingebracht, da beide Kinder unter der selben Nummer geführt werden und die das irgenwo vermengt haben. So wurde die Zahlung korrekterweise für ein Kind ausgesetzt, aber für den Sohn bei dem alles ordnungsgemäß läuft Nachweise verlangt usw., usw.

Vollig bescheuert, es wurde bemängelt das kein Abiturzeugnis vorgelegt wurde (kann ja passieren), aber wie bitte soll man befähigt sein ein Studium anzufangen ohne das Abi bestanden zu haben? Über sowas könnte ich mich tierisch auftregen.

Bafög zu erhalten scheint auch irgendwie Glücksache zu sein zumindest, wenn man nicht scharf auf ein Volldarlehn ist.

Es ist völlig sinnlos Kinder zum Sparen zu erziehen, den alles was über 5000 oder 6000 Euro liegt, muss erst einmal verbracht werden bevor überhaupt ein Anspruch besteht.

Dann wäre da noch das leidige Thema Studiengebühren. ICH hoffe das ist demnächst vom Tisch. Studieren 2 Kinder gleichzeitig wird für ein Kind die im Normalfall (also nicht in jedem Fall) die Studiengebühr erlassen. Wissen muss man es halt, sonst ist man der Depp.

Zum Beantragen von Bafög ist die Steuererklärung aus dem Jahre X notwendig. Die habe ich nicht weil infolge von Gesetzesänderung noch eine Entscheidung über den Riestervertrag aussteht.

Wie dies Entscheidung ausfällt ist nicht eindeutig. Es besteht aber die Möglichkeit Beiträge nachzuzahlen, so das mir schon daran gelegen ist den Anspruch nicht einfach unter den Tisch fallen zu lassen.

Teurer Zahnersatz steht ins Haus. Wann ist der beste Zeitpunkt das geltend zu machen.

Jetzt habe ich mich etwas verzettelt.

Ist die Abschaffung der Praxisgebühr eigentlich in trockenen Tüchern? Wären für mich immerhin fast 100 Euro im Jahr.

wildwusel
06.11.2012, 13:39
Hi Silberdistli,

Ich hab einen Ordner "Steuer", in dem ist ein Register mit Jahreszahlen, und hinter jede Jahreszahl kommt alles für das Jahr relevante. Und da bleibt es auch.

In den Ordnern, wo manche dieser Sachen *eigentlich* sein sollten (Versicherungen, Ärzte, Geld, ...) klebt auf dem Register ein Post-it, auf dem steht, "siehe auch Steuerordner".

Oder man kopiert das Dokument, heftet es ab und schreibt in Rot drauf, "Original in Order (blah).

Manche Sachen gehen nur mit Querverweisen.

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Bei Medizinkosten sieh zu, daß du Ausgaben in einem Jahr "ballst", um über die Pauschale zu kommen. Ich hab für mein Implantat im Oktober die Wurzel und im Januar die Krone bezahlt, schön doof.

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Normalerweise kriegt man doch vorläufige Steuerbescheide, wenn noch ein Gerichtsurteil oder eine Gesetzesänderung aussteht? Mal beim Finanzamt anfragen?

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Praxisgebühr: Wann ist Wahl? :smirksmile: