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Archiv verlassen und diese Seite im Standarddesign anzeigen : Systematik für unerledigte Papierberge



tiger74
17.10.2011, 16:49
Hallo,

ich habe heute mal eine echt schwierige Frage, mit der ich mich schon länger herumschlage.
Es ist sehr persönlich, weil es meine Arbeit betrifft und nachhaltig belastet. Ich bin daher auf der Suche nach wirklich guten Ratschlägen und hilfreichen Tipps, um endlich wieder "Land" zu sehen. Folgendes:

Ich war lange krank und habe in der Zeit kaum gearbeitet. Leider habe ich nicht nur einen Beruf, der sehr papierlastig ist, sondern ich habe auch noch einen ausgeprägten Hang zum Perfektionismus gepaart mit einem schlecht zu kontrollierenden Sammeltrieb.

Inzwischen sind ca. 3 IKEA-Rattankörbe voller unerledigter, unabgehefteter und/oder unkontrollierter Vorgänge entstanden. Ich arbeite wieder und somit entstehen neue Vorgänge, die nicht immer sofort oder kurzfristig erledigt bzw. geschlossen werden können.

Wie schaffe ich es nun, nicht nur die laufende Arbeit zu bewältigen, sondern auch den anderen Berg zu minimieren bzw. abzuarbeiten? Ich habe schon verschiedene Systeme ausprobiert (z.B. mit Wiedervorlagen), komme aber trotzdem irgendwie nicht klar. Bin ständig am Suchen und Stapel von links nach rechts sortieren. Ich habe auch mal eine Zeitlang versucht, einfach den obersten Vorgang auf dem Stapel abzuschließen, und dann den nächsten usw. Leider habe ich dann doch wieder mit dem "Wühlen im Berg" angefangen und stellte dann fest, dass das auch nicht das richtige ist, da ich damit keine Prioritäten setze bzw. auf Fristen achte. Ich habe auch schon mal versucht, mit Listen zu arbeiten, aber dann gerate ich erst recht in Panik angesichts der vielen offenen Vorgänge.

Ich wäre wirklich sehr dankbar, wenn mir jemand aus der Community sagen könnte: So machst du es, dann schaffst du es.

Promethea71
17.10.2011, 17:01
Ich habe in einer ähnlichen Situation anfangen mit verschiedenen Unterschriftenmappen zu arbeiten.

D.h. ich habe jedes Papier angefasst und dann sortiert angelegt in ein Fach einer Unterschriftenmappe mit einer kleinen Notiz, was zu machen ist. Je nach dem um was für Sachen es sich handelt würde ich wie folgt anfangen.

1. Mappe - Ablage
2. Mappe - zeitnah erledigen
3. Mappe - mittelfrist erledigen

Unter Umständen kann eine andere Einteilung für dich sinnvoll sein, etwa nach Themen, Arbeitsgebieten, oder zB eine Mappe aus der nur Telefonate oder Recherche erledigt werden muss.

Die 1. Mappe ist die einfachste, da kommen alle Sachen rein, die nur abgelegt werden müssen - eventuell kann die reine Ablage dann auch ein anderer machen oder eben du selbst, aber alles direkt nacheinander.

Alle anderen Vorgänge bekommen eine kurze Notiz, was zu machen ist und ich habe immer auch einen Zettel oben auf die Mappe geklebt, auf dem - entsprechend der Einteilung der Unterschriftenmappe - stand, was in welchem Fach ist und ggfl. auch eine Frist.

Und wenn alles geordnet ist, hat es schon einen Teil seines Schreckens verloren und dann werden die Mappen jeweils abgearbeitet. Und ich würde den Arbeitstag immer mit einer Stunde "Mappen abarbeiten" beginnen, dann hast du als erstes das Erfolgserlebnis, schon etwas weggeschafft zu haben.

Liebe Grüße
promethea

Inaktiver User
25.10.2011, 17:26
Ich würde es so machen: du sortierst all jene Papiere aus, wo keine Aktion mehr erforderlich ist (Rückruf, Einzahlung, etc). Am besten gibst du diese Papiere gleich in die entsprechenden Ordner, das schafft ein Erfolgserlebnis und du siehst wie der Hauptstapel nach diesem ersten Durchgang schon kleiner geworden ist.

Beim nächsten Schritt nimmst du jedes Papier, das noch da liegt, in die Hand und entscheidest nach folgenden Kriterien (ich gehe jetzt mal von dem fiktiven Fall aus, dass du eine freiberufliche Physiotherapeutin bist):

Stapel 1: wichtig und dringend (z.B. Einkommensteuerbescheid mit einer überschrittenen Einzahlungsfrist),
Stapel 2: wichtig aber nicht dringend (abgeheftete Visitenkarte eines potientiellen Neukunden, den du bei Bekannten kennengelernt hast und den du anrufen wolltest)
Stapel 3: nicht wichtig, aber dringend (der Entwurf einer Stellenanzeige für eine neue Putzfrau, der durchgelesen und abgeschickt werden muss)
Stapel 4: nicht wichtig und nicht dringend (herausgerissene Katalogseite für Büromöbel, wo du mal nach neuen Schreibtischen schmöckern wolltest)

Hier ist es von Vorteil, wenn man sehr streng sortiert, sonst hat man am Ende einen großen Stapel 1 und wieder das Gefühl, es ist noch sooo vieles offen.

Stapel 1 wird zuerst bearbeitet, klar. Ich persönlich würde dann Stapel 3 machen, weil ich keine Ruhe habe, wenn dringende Dinge mit einem Ablaufdatum, nicht erledigt sind. Dann würde ich Stapel 2 machen (wobei ich mir hier auf jedes Papier zuerst ein "zu erledigen bis zum xxx" draufschreiben würde) und Stapel 4, naja, nach Lust und Laune irgendwann erledigen oder gleich in den Papierkorb schmeissen.

Hat man Mitarbeiter oder Familienmitglieder, die einen unterstützen, kann man auch Sachen, die nicht wichtig sind, deligieren (in meinem Beispiel kann auch der Teenager Sohn die Stellenanzeige checken und wegschicken). Das Wichtige sollte man aber immer selbst tun.

Ich hab mir dieses Modell übrigens nicht selbst ausgedacht (aber selbst erprobt). Du findest es unter "Eisenhower-Matrix" im Web, ich habe es mal in einem Zeitmanagement Seminar gelernt und finde es recht praktikabel. Ich gebe zu, ich wende es meist nur dann an, wenn sich wirklich die Dinge schon stapeln. Und eigentlich sollte man zuerst Stapel 1 und 2 machen, ich mache das ein bißchen anders.

Im Zeitalter von paperless office verwendet man diese Matrix natürlich vorallem für die Inbox und legt die Mails entsprechend in die "virtuellen Ordner" im Mailsystem ab.

Inaktiver User
25.10.2011, 20:09
[QUOTE=tiger74;13616986]

Inzwischen sind ca. 3 IKEA-Rattankörbe voller unerledigter, unabgehefteter und/oder unkontrollierter Vorgänge entstanden. Ich arbeite wieder und somit entstehen neue Vorgänge, die nicht immer sofort oder kurzfristig erledigt bzw. geschlossen werden können.

Ich wäre wirklich sehr dankbar, wenn mir jemand aus der Community sagen könnte: So machst du es, dann schaffst du es.[/QUOTE

Wie lange liegen diese Unterlagen denn schon unerledigt herum?


Wenn diese Dinge noch abgearbeitet werden müssen, dann mach Dir einen Tagesplan.
8 Stunden?
Dann exakt 4 Stunden für alte Unterlagen. Dann entsprechend dem Arbeitsvorgang sortieren.
(Überweisen / antworten /wiedervorlage) Ich habe keine Ahnung, was Du für Papiere aufarbeitest.
Oftmals sammeln sich irgendwelche Infoschreiben an. Weg damit. Wer mehrere Wochen nicht reingeschaut hat, muss es heute auch nicht mehr.
Die restlichen 4 Stunden für laufende Tätigkeiten nutzen.

Mappen anlegen:
Ablage (A-Z)
Terminwiedervorlagemappe 1 - 31 Hier kommen Terminaufgaben hinein. Wenn Rechnung fällig am 29., dann wird sie in das Fach 29. gelegt. Antwort erbeten bis 14., dann in das Fach 14.
Nicht in die Verlegenheit kommen, einfach am Tag 14. die Unterlage auf spätere Wiedervorlage zu legen, weil man heute keine Lust hat.

To Do Liste für den Tag anlegen und strikt daran halten. Wenn Arbeitsschritt erledigt, dann abhaken.

Nicht zu viel auf den Tisch legen. Alles, was man im Sichtfeld hat, macht einen nervös. Stell ruhig einen Ikeakorb in einen anderen Raum, hauptsache, er ist aus dem Sichtfeld.

Am einfachsten arbeitet es sich mit einem leeren Tisch, maximal einen Stapel und daneben Deine Ordnungsmappen oder zwecks Sortierung Ablagekörbe.

Wenn Du mal schreiben magst, was genau Deine Tätigkeit ist, kann man vielleicht gezielter Tipps geben.

wildwusel
25.10.2011, 22:57
Ich finde es am besten, eine Sortierung zu machen, wo man nur ganz wenige Entscheidungen treffen muß, was wo hingehört. Denn die Entscheidungen kosten Nerven und Energie, und es kann sein, daß man heute so entscheidet, morgen anders entscheiden würde, und dann nichts wiederfindet. Deswegen ordne ich bevorzugt chronologisch: Zeit vergeht so angenehm gradlining und eindeutig, auf jeden Tag folgt ganz klar der nächste. Der Traum eines Perfektionisten!

Wenn viel Zeitkritisches zu erledigen ist, einen Haufen Klappmappen und eine große Kiste besorgen. Jede in der Zukunft liegende Woche kriegt eine Klappmappe. Dann den Stapel durcharbeiten: In die Klappmappe kommt alles, was in der Woche aktuell ist oder erledigt werden muß, und wenn sie dann noch zu leer ist, noch ein paar andere Sachen, die abgearbeitet werden müssen. In die Kiste kommt alles, was nicht bearbeitet werden muß.

Zähl die Blätter in der aktuellen Mappe. Du nimmst sie dir jeden Tag vor und machst das, was akut ist, und wenn dann noch Zeit ist, etwas mehr. Was in der Woche nicht erledigt wurde oder werden konnte, wandert in die Mappe für die nächste Woche. Das strukturiert die Arbeit, teilt sie in Häppchen auf, die sich bewältigen lassen, und zeigt einem, daß man vorankommt.

Was in der Kiste ist, kommt in Aktenordner, chonologisch nach Datum des Eingangs. Jeden Tag eine halbe Stunde einräumen schaft schon gut was weg. Besorg dir einen extrastarken Locher. Man kann dabei minimal nach Kategorien sortieren (z.B. Geschäftlich/Privat), aber Kategorien sind nie so eindeuting und gradlinig wie Zeit, und das wichtigste ist, das Zeug strukturiert vom Tisch zu kriegen. Solange nicht alles in Ordnern ist, würde ich nicht einmal darüber nachdenken, ob was weggeschmissen werden muß. (Wenn ich *nicht* darüber nachdenken muß, weil es *offensichtlich* weggeschmissen werden muß, kommt es natürlich weg.)

Du schaffst es, wenn du jeden Tag mehr wegschaffst als reinkommt und nicht aufhörst. :smile:

xanidae
26.10.2011, 08:14
so ähnlich wie wildwusel mache ich das auch. ich habe einen aktenschrank mit hängeregister. oben links habe ich ein fach mit 12 monaten (rot) und innerhalb der monate stecken 4 wochenmappen. in diese wochenmappen kommen die dinge, die ich in dieser woche erledigen muss, nicht nur meine fristenaufträge. auch direkte arbeitsaufträge für mich, die die ordnung im büro betreffen, z. b. unterlagen xyz einscannen, pc-dateien auf vollständigkeit prüfen, usw.

erledigte dinge kommen in die schublade oben rechts, wo ich ein gleiches system habe. einmal in der woche habe ich einen 'bürovormittag', wo ich diese dinge erledige. d. h. einmal in der woche sortiere ich die sachen weg, die ich die woche zuvor bearbeitet habe.

im grunde musst du wissen, wo die papiere hinmüssen, dann kann man sie leicht wegsortieren. bevor ich obengenanntes system hatte, habe ich ähnlich gesammelt. dann gab es alle drei monate einen tag, wo ich die papiere auf dem boden sortiert habe. mich nervte auch das abheften in die aktenordner, deshalb bin ich zu hängeregistern übergegangen.

Sia
26.10.2011, 08:58
Liebe Tiger,

ich kenne dein Problem und ich bin augenscheinlich genau so eine Type wie du. Ich kenne das mit dem Perfektionismus und Sammeltrieb nur allzu gut... :smirksmile:

Hier sind schon viele interessante Methoden und Sortiersysteme genannt worden. Aber aus sehr persönlicher Erfahrung kann ich nur sagen, daß unsereins leider aufgrund des Perfektionismus dazu neigt, die Sortiererei zu übertreiben und da viel zu viel Energie drauf zu verwenden. Bis du dir über dein Haufenprinzip wirklich sorgfältigen Überblick verschafft hast, sind schon wieder Tage vergangen.

Mein Vorschlag: Reservier dir jeden Tag einen definierten Zeitraum (z.B. 0,5 oder 1 h), in dem du dir eine Handvoll Papiere nimmst, die du ablegst, abarbeitest oder eben wegwirfst, falls zwischenzeitlich unwichtig geworden. So siehst du jeden Tag einen kleinen Erfolg, indem die Rattankiste leerer wird und du hast auch das (Erfolgs-)gefühl, daß du was schaffst.

Die von meinen Vorschreiberinnen genannten Methoden eignen sich aber bestimmt sehr gut für die laufenden Arbeiten. Will heißen, alles was du täglich neu reinbekommst, kannst du prima so vorsortieren. Mußt dann halt nur schön fleißig bei bleiben.

Du schaffst das schon! Kopf hoch! :in den arm nehmen:

Inaktiver User
26.10.2011, 22:00
Hi Tiger,

vielleicht helfen Dir 2 Faktoren:

Zeit + Wichtigkeit

Drauf basiert die Eisenhower Matrix, benannt nach dem US Präsidenten, der seinen Schreibtisch nach dem System geordnet hat. Da hier Links nicht so gern gesehen werden, schick ich Dir gleich eine PM mit einem schönen Beispiel.

Und dann heißt es wohl oder übel: einfach durchknabbern wie die Raupe durch den Apfel.
Machen, machen, machen, bis der Berg schrumpft.

Oder delegieren :smirksmile:

Liebe Grüße

Carla

Bae
27.10.2011, 07:39
Wie sieht es denn mit der Ablage selbst aus, ist die gut geordnet und übersichtlich, so dass alles ohne Suchen schnell gefunden werden kann, auch Vorgänge von vor zwei Jahren?

Für die neuen unerledigten Vorgänge bietet sich eventuell ein System mit solchen Ablagefächern an:
http://t2.ftcdn.net/jpg/00/16/62/83/400_F_16628328_Rh1TwgEG7E0o2YfzirZe6IHuFYUqEekV.jp g

wo die Vorgänge aufgeteilt werden können in "Phase 1, Phase 2, Phase 3" und so strukturiert zwischengelagert werden können.

Was an neuen Aufgaben hineinkommt, muss auf alle Fälle mit Ordnung bearbeitet werden und darf NICHT auf die alten Stapel kommen.

Die alten Stapel würde ich mir vornehmen und sie als erstes in kleinere Stapel aufteilen, je nach Thema oder wie es sinnvoll ist. Und so abarbeiten, dass das, was am schnellsten am meisten Material wegschafft, als Erstes gemacht wird (zB Dinge die einfach abgelegt werden müssen ohne weitere Bearbeitung), dann nimmt das Volumen ab und die Anzahl Dinge, die in der richtigen Ablage geordnet sind, erhöht sich, was wiederum Zeit spart und das Suchen vermindert. Es mag auf den ersten Blick unlogisch scheinen, einfach mal abzuheften, meiner Erfahrung nach aber ist das Abheften des Erledigten etwas vom Wichtigsten überhaupt, weil einer der grössten Zeitfresser, wenn es NICHT geschieht.

Alles, was nach Suchen im Stapel gefunden wurde, wird danach gleich an den richtigen Ort befördert und sortiert.

Aber eben, was dazu stehen muss, ist eine gut strukturierte Ablage. Jedes Papier an seinen Ort.

grüsse, barbara

Fender
27.10.2011, 08:45
Drauf basiert die Eisenhower Matrix, benannt nach dem US Präsidenten, der seinen Schreibtisch nach dem System geordnet hat. Da hier Links nicht so gern gesehen werden, schick ich Dir gleich eine PM mit einem schönen Beispiel.

Kommerzielle Links sind unerwünscht. Aber das System ist bei wikipedia ganz gut erklärt:
Eisenhower-Prinzip (http://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip)

Ansonsten würde ich der TE den Besuch eines Seminars zum Zeit- und Selbstmanagmenent empfehlen.

tiger74
27.10.2011, 17:41
Hallo an alle!

Vielen Dank für die vielen guten Tipps und Ratschläge. Vieles ist davon schon wirklich hilfreich gewesen - vor allem, weil es mir deutlich macht, dass ich einfach ran muss!

Ich habe inzwischen noch ein anderes System gefunden:
Getting Things Done von David Allen - aber das ist sicherlich erst was, wenn ich tatsächlich das meiste von den Papierbergen weg habe.

Es gab die Frage, in welcher Branche ich arbeite: Versicherung.
Und da ich zu den Vermitterinnen gehöre, die sich ihren Kunden gegenüber sehr pflicht- und verantwortungsbewusst fühlen, ist der Berg bei mir sicher größer als bei anderen Kollegen.

Nun zu den "Rattankörben" (echt peinlich!!!):
Jede Information / Frage von Kunden wird notiert, aufgehoben, abgespeichert. Rechnungen für KV-Leistungen kopiert, bevor ich sie weiterleite. (Fast) jedes Telefonat wird notiert.
Darüber hinaus habe ich Listen / Berge von Notizen, die vor allem mit Telefonaten zu tun haben, um Termine zu vereinbaren. usw. usw.
Vor allem sind es Informationen und Schriftstücke, die abgelegt werden müssen. Dabei muss ich aber kontrollieren, ob alle wichtigen Infos auf meinem Dienstrechner eingetragen sind bzw. die Daten auf dem Firmenserver richtig sind. Das meiste ist also "Datenpflege einer Perfektionistin".

Dazu kommt, dass mein Mann ebenfalls in der Branche tätig ist und wir seit diesem Jahr unsere Arbeit umorganisieren. Wir wollen eine einheitliche Klassifizierung einführen und danach dann auch die Beratung ausrichten, was jetzt schon zu zwei unterschiedlichen Ablagesystemen geführt hat: Hängeregistermappen für Kunden mit mind. 2 Verträgen, 1-Vertrags- oder sog. "C"-Kunden in Aktenordnern.

Es gibt natürlich auch noch Informationen vom Unternehmen zu Tarifen, Veränderungen usw. usw. die ich aber relativ kurzfristig abhefte in die entsprechenden Aktenordner.

Ein Extra-Stapel ist "Akquisematerial", das über eine offizielle Kooperation vorhanden ist (das klingt jetzt fürchterlich technisch ist aber nicht so unmenschlisch gemeint).

Zu guter Letzt habe ich vor ca. 2 Jahren von einem (Ex-)Kollegen Kunden übertragen bekommen, die aus organisatorischen Gründen an einen neuen Kollegen kurzfristig weitervermittelt wurden (aber nicht alle!). Ich habe aber noch die inzwischen teilweise veralteten "Statusbögen" (das ist unser Ausruck für den Vertragsstand) hier liegen, die ich auch kontrollieren und dann vernichten muss, die nicht mehr in meinem Bestand (Kundenkartei) sind.

Ich habe auch schon einmal die Berge von A-Z (Kundenname) vorsortiert und an anderer Stelle weitere Unterlagen zu den gleichen Kunden gefunden.

Ich denke, ich werde das verlängerte Wochenende nutzen (1.11. ist bei uns Allerheiligen) und zunächst tatsächlich noch mal alles von A-Z vorsortieren und dabei zunächst nur darauf achten, dass ich Nicht-Kunden auf einen anderen A-Z-Stapel lege wie die Bestandskunden.

Gut fand ich den ersten Vorschlag mit den unterschiedlichen Mappen: Ablage, Wiedervorlage, reine Info vom Unternehmen etc. - Eine KW-Wiedervorlage für die aktuellen Vorgänge habe ich sowieso schon.

Das Eisenhower-System mit den 4 Stapeln (wichtig+dringend, wichtig+nicht dringend, nicht wichtig+dringend, nicht wichtig+nicht dringend) finde ich auch nicht schlecht. Ad hoc habe ich auch schon eine Vorstellung, was wohin gehören könnte. Mir fehlt allerdings noch die Vorstellung, was ich unter "nicht wichtig aber dringend" packen könnte???

Also, das mit dem langen Wochenende mache ich in jedem Fall - inklusive einer Belohnung, wenn ich eine bestimmte Menge geschafft habe! Und dann lege ich - DANKE FÜR DEN TIPP - eine Zeit fest, in der ich jeden Tag ein bisschen was wegschaffe - und am WE dann einen Schwung mehr.

VIELEN DANK!
IHR HABT MIR SEHR GEHOLFEN!